Ich habe 2014 und 2015 mehrere Veranstaltungen geplant, organisiert, durchgeführt und auch betreut. Klingt im ersten Moment nicht spannend und nach einer Herausforderung, doch ich möchte euch besseres Belehren.
Da ich von mir selbst behaupte, und keiner bisher was gegenteiliges behauptet hat, dass ich ein verdammt gutes Organisationstalent und Logistisches denken besitze, ich selbst gerne und viel auf Partys bin und auch Musikalisch nicht untalentiert bin, dachte ich mir, gut, mach ich ein oder zwei Clubbings in Wien.
Also setzte ich mich hin, und habe ein Konzept ausgearbeitet. Main Meets Trash, so der Titel meiner Veranstaltungsreihe, wurde geboren. Die Idee: Zwei Floors mit jeweils unterschiedlichen Musikgenre. Ich habe mich daraufhin gleich mit meinen DJ Kollegen in Verbindung gesetzt und auch das hat gepasst.
Zwei Probleme standen nun im Raum: Kosten und Lokation. Eine erste Budgetplanung für das Eventkonzept schlug gleich mal 2500€ vorraus. Gut, das ich nebenbei Vollzeit Arbeite und das Geld auf der Seite hatte. Lokation suchen in Wien ist wie eine Nadel im Heuhaufen suchen. Eine Lokation mit zwei Floors, guter Soundanlage, gut erreichbar, eventuell auch schon bekannt. Schwer! Schlussendlich musste ich hier Kompromisse eingehen, habe aber tatsächlich eine Lokation mit dem Namen „The LOFT“ gefunden, die mir zumindest großteils das bietet was ich suchte. Insgesamt hat mich die Planung und Konzeptionierung sowie die Lokation suche, Verträge, Bookings und Co ganze 3 Monate Zeit gekostet. Neben meiner 38,5 Stunden Vollzeit Arbeit hatte ich somit keine „Freizeit“ mehr, sondern von der Arbeit Heim und wieder an die Arbeit für das Projekt. Gott sei dank haben mich meine Freunde und meine Freundin dabei unterstützt.
Nach dem Logo, Website, Grafiken und Flyer fertig designed waren und die Lokation inkl. Licht/Ton Technik und Personalbooking erledigt waren kam der nächste große Schritt. MARKETING!
In den bereits vergangenen Monaten haben meine Freunde und Freundin die Social Media Kanäle gepflegt (Facebook, Twitter…) und somit eine beachtliche Summe an „Likes“ und potentielle Kundschaft angesammelt.
Facebook Event erstellt, Grafiken überall hochgeladen, Event auf Eventportalen und Sponsorkanälen scharf geschalten. Es war nur noch 1 Monat Zeit bis zum Event. Neben den bekannte Web-Medien gab es auch Drucksorten (Flyer), welche ich selbst mit Freunden auf der Straße, in diversen Clubs und vor Schulen verteilt haben.
Das Event war Fertig, und wartete nur noch auf den Event-Tag. Man konnte zusehen wie die Zusagen rasant in die höh‘ gingen, und 1 Woche vor dem Event kann man schon abschätzen ob es ein Erfolg oder Flop wird. Man errechnet sich eine Gästezahl, in meinem Fall habe ich mit 500 Besuchern gerechnet.
Zwischenzeitlich kamen noch die Behördlichen wege ins Spiel wie AKM und Vergnügungssteuer. Das ist mühsam. Ämter und Ihre Vorschriften. Alles muss detailliert notiert und abgelegt werden. Wann, Wo, Wieviel.
Zusammengefasst, die Idee entstand im April 2014, die Planung bis zur Umsetzung, welche am 25.10.2014 stattfand, hat also insgesamt fast 6 Monate betragen, neben einer Vollzeit Arbeit. Das Event hat mich sage und schreibe inkl. Nachbearbeitung knapp 3000€ gekostet, privates Geld!
Es brach der Tag an, der 25.10.2014, voller Aufregung und mit keiner genauen Ahnung was passieren wird machte sich unser Team schon recht Zeitig auf ins LOFT um dort die Kasse aufzubauen, Lichttechnik zu montieren, Equipment zu testen und die kleinen Vorbereitungen wie Welcome Drinks und Giveaways vorzubereiten. Wenn ich eines gelernt habe, dann das es NIE reibungslos abläuft, also wollte ich einfach vorgesorgt habe.
Der Start sollte um 22 Uhr passieren, wo wir den ersten Floor aufsperren, gegen Mitternacht dann den zweiten Floor.
Ein Grinsen machte sich bei meiner Freundin und mir breit, den schon um 21:30 Uhr war die Schlange vor der Kasse relativ groß. Um 22 Uhr also haben wir eröffnet, und der obere Floor war gut gefüllt bei bester Laune. Es dauerte ca. 1 Stunde bis die Leute warm wurden, und angefangen haben zu Tanzen un exzessiv zu Trinken. Schon vor Mitternacht war es g’steckt voll, sodass ich entgegen aller Erwartung den Mainfloor aufsperren musste.
Mitternacht ist angebrochen!
Das Highlight dieses Abends war die Goldene Mitternachtszeit, den ohne Vorwarnung kamen plötzlich extrem viele Gäste. Die Schlange ging bis raus auf die Straße, und trotz zwei Kassen, wurde die Schlange länger. Der Höhepunkt war dann um 2 Uhr morgens, zu dieser Uhrzeit waren beide Floors rammel Voll, die Party ging in seinen Vollen Zügen.
Ich als Veranstalter war ständig unterwegs. Zwischen DJs die was benötigen, Problemen an der Kasse oder am Eingang, oder aber auch unbefugter Zutritt zum Backstage Bereich. Eine Verschnaufpause hatte ich keine. Das Clubbing ist an mir vorbeigezogen wie nichts.
Um 6 Uhr morgens haben wir auch die letzten noch stark Motivierten Partygäste rausschmeißen müssen (Gesetze und so!).
Nach einer weiteren Stunde und ewigen zusammenpacken von Equipment, sowie direkter Abrechnung noch im Club gings dann ohne Umwege Heim, ein wenig schlafen.
Wir konnten es nicht fassen, das wir es tatsächlich, ohne Ausbildung oder Erfahrung in der Branche, geschafft hatten ein Clubbing zu Veranstalten und dies zu einem Erfolg zu bringen. Trotz einigen Problemen wie Kommunikations Schwierigkeiten zwischen mir und den Barleuten oder dem Lokationbetreibern oder sehr anstrengende Gäste, verlief der Abend gut Organisiert und ohne gröbere Zwischenfälle ab.
Hier ein paar Fakten und Zahlen zu diesem Event:
- Planungsdauer – 4 Monate
- Organisation und Werbung – 2 Monate
- Partydauer: 8 Stunden
- Besucher: über 700
- Gesamtkosten: 3000€+
- 2 Floors, 4 DJs
- 800 Stoff Armbänder
- 2500 Verteilte Flyer
- 160.000 Erreichte Personen auf FB
- Über 18.000€ Bar Umsatz
(Davon bekomme ich leider nichts – da die Bar durch die Lokation gestellt wurde) - 220 Kisten Klopfer wurden vernichtet
Nach dem alles bezahlt, inkl. Steuerabgaben und auch die Gagen der Artisten gedeckt wurden, blieb tatsächlich eine Beachtliche Summe „Gewinn“ über, welche ich für das Nächste Event einsetzen würde.
Klingt ja jetzt nicht so schlecht könnte man Meinen – oder?
So schön und toll das auch klingt, große Schattenseiten hat das ganze dann doch. Als erstes musste ich natürlich meine privat Investierten 3000€ vom Gewinn abziehen. Und da schaute die Sache bzw. die Summe natürlich gleich anders aus.
Weiters ging es an mit der Nachbearbeitung wie „Fotos“ Online stellen, Website aktualisieren, Berichte und Pressefotos an die Sponsoren schicken, etc. Das ganze hat wieder 1 Monat gedauert.
Es war für mich und mein Team richtig komisch, das wir im Dezember einfach nichts mehr zutun hatten und wieder „Freizeit“ erleben konnten.
War es das alles Wert?
Ich würde sagen JA und NEIN!
Wenn man bedenkt das mein Team und Ich hier viele Monate Arbeit investiert haben, wovon wir eig. kein GELD bekommen haben, um eine 8 Stunden dauernde Veranstaltung zu Betreiben mit einer minimalen Gewinnausschüttung, welche NIEMALS den Arbeitsaufwand decken könnte, dann NEIN!
Doch was bewegte mich dann dazu, das ganze noch zwei weitere male zu Wiederholen?
Um noch größer und bekannter zu werden..?, um eventuell mehr Geld dabei rauszuholen..?, hmm…, hauptsächlich weil, und jetzt liebe Kinder gut aufpassen, es ein einmaliges Gefühl ist, etwas zu tun wo dir kein Chef im Nacken sitzt, man die volle Verantwortung trägt und mit Schweis und Blut dafür gearbeitet hat und es in diesem Fall sogar zum gewünschten Erfolg geführt hat. Es ist ein Traum wahr geworden, ein Wunsch in Erfüllung gegangen. Mein Zeil war es NIE damit „abzucashen“, sondern eine super leiwande Party zu Veranstalten.
In Teil 2 geht es dann weiter! 😉